How to monitor cash flow?
In this article, we’ll look at what cash flow monitoring is, and how to do it in the best possible way, whilst avoiding mistakes and using the right tools to optimise this task, which is as time-consuming as it is important.
Le suivi de trésorerie est une mission de base dans toute entreprise. Cependant, c’est une tâche qui n’est pas toujours prise au sérieux et bien effectuée alors qu’elle est primordiale. Dans cet article, nous allons revenir sur ce qu’est un suivi de trésorerie, et comment en effectuer un de la meilleure des manières, tout en évitant les erreurs et en utilisant les bons outils pour optimiser au mieux cette tâche tout aussi chronophage qu’importante.
Le suivi de trésorerie : qu’est-ce que c’est et quel est l’intérêt d’en réaliser un
Un suivi de trésorerie, résumé simplement, c’est suivre tous les jours, tous les mois, tous les trimestres, le montant de trésorerie qui rentre dans l’entreprise, et le montant qui en sort. C’est aussi faire des prévisions : être au clair sur la trésorerie disponible, sur les décaissements futurs et sur les encaissements potentiels qui vont venir contrebalancer les décaissements.
Cette veille sur la trésorerie actuelle et future est fondamentale pour la survie d’une entreprise et son bon fonctionnement : quatre entreprises sur cinq font faillite à cause d’une mauvaise gestion de la trésorerie. Le suivi de trésorerie permet de connaitre ses ressources et de déterminer sa capacité à manœuvrer : Peut-on investir ? Doit-on préparer un certain montant pour financer une charge future ?
Le suivi de trésorerie sert donc à :
- Maintenir son entreprise à flot
- Anticiper les potentielles tempêtes et trouver les solutions qui vont permettre de surmonter les phases difficiles
- Faire évoluer l’entreprise dans les périodes qui lui sont favorables
- Avoir une bonne visibilité pour aborder sereinement le futur
- Rassurer les parties prenantes. Par exemple, un bon suivi de trésorerie peut permettre de rassurer les investisseurs ou de justifier un prêt à la banque.
Comment réaliser un bon suivi de trésorerie :
De nombreux facteurs sont à prendre en compte pour réaliser un suivi de trésorerie efficace. Il faut faire particulièrement attention aux éléments qui peuvent mettre à mal la trésorerie : des retards de paiements de certains clients, les impôts et taxes (TVA, URSAFF, etc…). Pensez à bien prévoir vos besoins de financement, en prenant en compte les imprévus potentiels, et cela que ce soit sur quelques jours, 3 semaines ou 6 mois.
Ces prévisions ne sont pas figées dans le marbre : il faut penser à les actualiser fréquemment pour que votre suivi de trésorerie reste pertinent. Pour cela, il faut se renseigner fréquemment sur les entrées et les sorties d’argent réellement réalisées pour prendre les bonnes décisions et revoir les prévisions à la hausse ou à la baisse en fonction de celles-ci.
Les erreurs à ne pas commettre dans son suivi de trésorerie :
Ne pas faire de plan de trésorerie
Une première erreur, qui relève de la base du suivi de trésorerie, c’est de ne pas faire de plan de trésorerie. Ce plan permet d’avoir en vue les futurs décaissements de l’entreprise, et de prévoir le montant de trésorerie à avoir avant chaque période et chaque décaissement. En actualisant ce plan au fur et à mesure de l’avancée de l’entreprise dans la période donnée, ce plan permet aussi de garder un œil sur les créances clients, et de relancer les clients qui n’ont pas encore payé avant d’arriver à une date critique.
Avoir une vision trop optimiste
Une autre erreur qui est liée aux prévisions, c’est d’avoir une vision trop optimiste de sa trésorerie. Il est vrai qu’il faut avoir confiance en ses capacités et en ses produits, cependant surestimer son chiffre d’affaires ou tenir pour acquis certains clients dans ses prévisions peut mener à des situations très délicates au niveau de la trésorerie. Il faut rester réaliste dans ses prévisions pour éviter de prendre des décisions stratégiques qui pourraient se révéler être des poids dans la trésorerie à cause de prévisions trop optimistes.
Gérer sa trésorerie sans outil
Pour finir, une erreur commune mais qui peut avoir un impact bien plus grand que ce que l’on peut penser, c’est de vouloir gérer sa trésorerie sans outil dédié. Aujourd’hui, de nombreux outils professionnels permettent de réaliser un suivi de trésorerie clair et facile, et il serait dommage de s’en priver surtout au vu de l’importance d’un bon suivi de trésorerie et du temps qu’il demande si on n’utilise pas d’outils comme un logiciel de trésorerie ou un ERP intégrant un module de trésorerie.
Les outils pour améliorer votre suivi de trésorerie :
Aujourd’hui, de nombreux outils sont faits pour faciliter le suivi de trésorerie, le rendre plus intuitif et rapide. Evidemment, une simple feuille Excel peut être efficace pour réaliser un suivi de trésorerie. Cependant, en plus d’être complexe à utiliser et de demander des compétences pour la mettre à jour sans faire d’erreurs (qui arrivent facilement avec un logiciel comme Excel), cette solution est très chronophage. L’utilisation de programmes ou d’applications bancaires est aussi possible, cependant elles n’offrent aucune visibilité sur les potentielles entrées ou sorties d’argent futures. Le tableau de trésorerie classique reste un outil efficace, à condition qu’il soit mis à jour très régulièrement. Ces outils restent donc des solutions viables.
Cependant, un logiciel de suivi de trésorerie intégré à un logiciel ERP est aujourd’hui l’outil le plus pratique, rapide, précis et pertinent à la fois. Un logiciel de trésorerie peut permettre de faire du contrôle de trésorerie, du rapprochement bancaire, de la gestion de budget de trésorerie en fonction de différents scénarios et de la gestion de budget glissant sur une période déterminée.
Un logiciel de trésorerie permet aussi de mettre en évidence directement les différences entre le prévisionnel et le réel, permettant une analyse plus rapide des raisons de ces différences. De même, dans le contrôle routinier, un logiciel est plus pratique, en permettant par exemple de paramétrer des alertes sur certains indicateurs. Mais le vrai facteur de différenciation entre un logiciel de trésorerie et une fiche Excel, c’est l’intégration de ce logiciel dans un ERP et sa liaison avec des logiciels CRM ou de gestion d’activité commerciale qui permet d’automatiser l’actualisation des fluctuations de trésorerie.
De plus, les différentes actions commerciales pouvant avoir de l’action sur la trésorerie sont rentrées dans l’ERP, ce qui permet au logiciel de lister automatiquement les scénarios possibles et donc d’augmenter la fiabilité des prévisions.
Résultat : vous gagnez du temps, vous gagnez en précision, et vous diminuez le risque d’erreur lié à l’intervention humaine. En bref, l’utilisation d’un logiciel de trésorerie, si possible intégré à un ERP, est la solution parfaite pour gagner en simplicité, en fiabilité, et en rapidité.
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