How to implement an ERP system in your business?

30 September 2020 What are the steps involved in implementing an ERP system? As a transformative project for the business, an ERP project requires resources and time to implement. Here we describe the various…

Comment mettre en place un ERP en entreprise ?

30 septembre 2020

Quelles sont les étapes pour mettre en place un ERP ?

Projet structurant pour l'entreprise, le projet ERP requiert des ressources et du temps pour sa mise en place. Nous décrivons ici les différentes étapes d'un projet. Aucune de ces étapes n'est à négliger. Elles contribuent toutes au succès du projet. Il serait pénalisant pour l'entreprise de tenter de les éviter d'autant qu'un projet ERP peut être couteux. A chacune de ses étapes, vous pouvez trouver des professionnels pour vous accompagner.

Faire l'état de l'existant

Pour avancer avec un nouvel outil, il faut faire le point sur ce qui existe déjà dans l’entreprise. Listez les outils (logiciels, fichiers Excel, papiers…) qui vont être remplacés par le nouveau logiciel ERP ou intégrés avec ce dernier.

Faire l'état des besoins et écrire l'organisation cible

Le déploiement d’un nouvel ERP doit répondre à des besoins fonctionnels et organisationnels. En citant vos objectifs de la façon la plus exhaustive possible, vous permettez aux prestataires de vous faire une proposition en adéquation avec votre projet et vous avancez avec une vision claire de ce que vous voulez.

Rédiger un cahier des charges

Le cahier des charges est un document contractuel réalisé par le maitre d’ouvrage (le client ou son représentant) qui décrit l’ensemble des besoins auxquels doit répondre le prestataire. La rédaction d’un cahier des charges en amont d’un projet ERP est donc essentiel pour vous protéger et assurer la réussite du projet.

Trouver des fournisseurs et soumettre son cahier des charges

Vous pouvez demander conseils à vos prestataires informatiques actuels et/ou cherchez par vous-même sur internet des éditeurs et intégrateurs proposant des solutions correspondant à vos attentes.

Comparer les solutions ERP

Les éléments essentiels à comparer sont :

Le prix de l’abonnement (récurrent annuel)
Le prix des prestations de départ
Les fonctionnalités
Le niveau de service

Etablir une grille de critères

Etablir une grille de critères est un bon moyen pour choisir efficacement le meilleur logiciel ERP. Pour créer votre grille, reprenez les fonctionnalités demandées dans votre cahier des charges et précisez pour chacune d’elle le degré d’importance (essentielle, importante, option…) Cela vous permettra de comparer plus rapidement les offres en vous basant sur des critères objectifs.

Etablir un scénario de démo

Afin de maximiser l’utilité des démos, écrivez un scénario de démo basé sur les fonctionnalités et les process demandés dans votre cahier des charges. La démo reflètera ainsi vos besoins ERP.

Etablir un planning projet ERP

Votre planning permet au prestataire de planifier les ressources nécessaires en amont du projet et vous permet de vous organiser en interne afin d’être disponible pour le suivi du projet. Si vous ne savez pas combien de temps va durer la mise en place du logiciel ERP, indiquez en priorité la date à laquelle le prestataire peut commencer à travailler et la date à laquelle vous souhaitez terminer le projet. Un ERP sur mesure sera toutefois plus long à déployer qu'un ERP standard.

Valider le paramétrage d'un ERP

Également appelée recettage, l’étape de la validation du paramétrage et des développements est très importante. C’est le moment où vous validez la conformité de l’ERP. Les éventuelles anomalies sont remontées et corrigées lors de cette étape.

Former les utilisateurs à utiliser l'ERP

Pour démarrer sereinement, la formation des utilisateurs est une étape importante. Si votre prestataire ERP est organisme de formation, elles pourront être prises en charge par votre OPCO.

Communiquer le changement d'ERP

Pour un démarrage réussi, communiquez en amont la date de lancement du nouvel ERP, et envoyez toutes les informations nécessaires (lien, identifiant de connexion…) aux futurs utilisateurs.