SaaS ERP vs On-Premise ERP: How to approach your specifications?

The choice between SaaS (Software as a Service) ERP and on-premise ERP is a strategic decision that has a lasting impact on the company’s operations. This decision must be carefully considered and incorporated from the outset when drafting the ERP specifications, as it influences the budget, security, flexibility and maintenance of the system.

ERP SaaS vs ERP On-Premise: Comment orienter son cahier des charges?

10 juin 2024

Introduction

Le choix entre unERP SaaS (Software as a Service)et unERP On-Premiseest une décision stratégique qui impacte durablement le fonctionnement de l’entreprise. Cette décision doit être bien réfléchie et intégrée dès la rédaction ducahier des charges ERP, car elle influencele budget, la sécurité, la flexibilité et la maintenancedu système.

Dans cet article, nous allons comparer ces deux modèles et détaillerles critères clés à inclure dans votre cahier des charges ERPpour vous aider à faire le bon choix.

1. Comprendre les différences entre ERP SaaS et ERP On-Premise

Avant de rédiger uncahier des charges ERP, il est essentiel de bien différencier ces deux types de solutions.

ERP SaaS (Cloud ERP)

UnERP SaaSest hébergé sur des serveurs distants et accessible via une connexion Internet.

Avantages:

Déploiement rapide, sans infrastructure interne.
Mises à jour et maintenance gérées par l’éditeur.
Accessibilité à distance depuis n’importe quel appareil.
Abonnement mensuel ou annuel, sans coût initial élevé.

Inconvénients:

Dépendance à la connexion Internet.
Moins de possibilités de personnalisation.
Hébergement des données sur des serveurs externes (sensibilité RGPD).

ERP On-Premise

UnERP On-Premiseest installé sur les serveurs de l’entreprise, nécessitant une gestion interne des infrastructures.

Avantages:

Contrôle total sur les données et la sécurité.
Personnalisation avancée du logiciel.
Pas de dépendance à une connexion Internet.

Inconvénients:

Coût initial plus élevé (achat de licence, serveurs, maintenance interne).
Déploiement plus long et nécessitant des ressources IT internes.
Mises à jour et évolutions à gérer en interne.

2. Définir ses besoins pour orienter le cahier des charges ERP

Questions clés à se poser:

Quel est le niveau de sécurité requis pour nos données?
Notre entreprise dispose-t-elle d’une équipe IT pour gérer un ERP On-Premise?
Les collaborateurs doivent-ils accéder au système en mobilité?
Quel est le budget disponible pour l’implémentation et la maintenance?
L’ERP doit-il être fortement personnalisé?

En répondant à ces questions, vous pourrez mieux structurer votrecahier des charges ERPen fonction descontraintes et objectifsde votre entreprise.

3. Structurer son cahier des charges en fonction du modèle choisi

Une fois votre choix fait, lecahier des charges ERPdoit refléter les exigences techniques et fonctionnelles du modèle retenu.

Exemple de structure pour un cahier des charges ERP SaaS:

Objectifs du projet (mobilité, rapidité de déploiement, externalisation des mises à jour).
Hébergement et sécurité des données (serveurs conformes RGPD, accès sécurisés).
Accessibilité et compatibilité multi-appareils.
Coût et modèle économique (abonnement vs coût d’achat unique).
Intégration avec d’autres outils cloud (CRM, emailing, comptabilité).

Exemple de structure pour un cahier des charges ERP On-Premise:

Objectifs du projet (contrôle des données, personnalisation avancée, sécurité renforcée).
Infrastructure IT requise (serveurs internes, réseau, stockage).
Maintenance et mises à jour (équipe interne vs prestataire externe).
Personnalisation et développement spécifique.
Coût total de possession (TCO) sur plusieurs années.

4. Anticiper l’évolutivité et la pérennité du choix

Quel que soit le modèle choisi, unERPdoit accompagnerla croissance et l’évolution de l’entreprise.

Facteurs clés à inclure dans le cahier des charges:

Scalabilité: capacité à gérer une augmentation du volume de données et d’utilisateurs.
Flexibilité: possibilité de basculer entre ERP SaaS et On-Premise si nécessaire.
Intégration avec d’autres systèmes (BI, e-commerce, gestion de production).
Support technique et accompagnement utilisateur.

UnERP rigidepeut rapidement devenir un frein au développement commercial, tandis qu’un systèmemodulaire et évolutifassurera une transition fluide en fonction des besoins futurs.

Conclusion

Le choix entre unERP SaaS et un ERP On-Premiseest déterminant pour la réussite de votreprojet ERP. Intégrer cette décision dès la rédaction ducahier des charges ERPpermet declarifier les attentes, d’optimiser les coûts et d’assurer une mise en œuvre adaptéeà la stratégie de l’entreprise.

En prenant le temps d’analyser vos besoins, de comparer les modèles et d’anticiper l’évolution de votre système, vous maximisez votreretour sur investissementet garantissez unERP performant et pérenne.

Prochaine étape?Téléchargez notre modèle de cahier des charges ERP pour structurer efficacement votre projet!