Invoicing software and legal compliance: what you need to know in 2024
With the increasing digitisation of accounting and the widespread adoption of electronic invoicing, businesses must comply with current legal standards. Invoicing software is no longer limited to issuing invoices: it must adhere to strict tax and accounting compliance rules.
Introduction
Avec la numérisation croissante de la comptabilité et la généralisation de la facturation électronique, les entreprises doivent impérativement se conformer auxnormes légales en vigueur. Unlogiciel de facturationne se limite plus à l’émission de factures: il doit respecterdes règles strictes de conformité fiscale et comptable.
En 2024, plusieurs réglementations entrent en jeu, notamment lafacturation électronique obligatoire, lanorme anti-fraude à la TVAet les exigences liées auRGPD.
Dans cet article, nous détaillonsles obligations légales à respecteret comment choisir unlogiciel de facturation conforme.
1. Facturation électronique obligatoire: ce qui change en 2026
L’une des grandes réformes à venir concernel’obligation de facturation électroniquepour les entreprises assujetties à la TVA.
Calendrier de mise en place:
Juillet 2024: Obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises.
Juillet 2026: Obligation d’émission des factures électroniques pour les grandes entreprises.
Janvier 2027: Extension aux PME et TPE.
Impact sur les logiciels de facturation:
Interopérabilité avec le Portail Public de Facturation (PPF)et les plateformes privées (PDP).
Gestion des formats électroniques conformes(Factur-X, UBL, CII).
Archivage électronique sécurisépour garantir la traçabilité des factures.
Exemple: Une entreprise utilisantun logiciel non conformedevra basculer vers une solution compatible avec la nouvelle norme de facturation électronique sous peine de sanctions.
2. La norme anti-fraude à la TVA: ce que dit la loi
Depuis 2018, les entreprises assujetties à la TVA doivent utiliser unlogiciel de facturation certifiéconforme aux exigences de l’administration fiscale.
Obligations pour les logiciels de facturation:
Inaltérabilité des données: aucune modification des factures une fois enregistrées.
Sécurisation: système de validation pour éviter les suppressions frauduleuses.
Conservation des documents: archivage légal de 10 ans minimum.
Certification NF525 ou auto-attestationpour garantir la conformité.
Exemple: Un commerçant utilisant unlogiciel de facturation non certifiérisque dessanctions pouvant aller jusqu’à 7 500 € d’amendepar logiciel non conforme.
3. Protection des données et RGPD: quelles obligations?
Tout logiciel de facturation collecte et stocke desdonnées sensiblessur les clients et les transactions. Il doit donc être conforme auRèglement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les obligations à respecter:
Sécurisation des données: chiffrement des informations sensibles.
Droits des utilisateurs: possibilité de demander la suppression ou la modification des données.
Stockage sur des serveurs sécuriséset hébergés en Europe pour garantir la conformité.
Exemple: Une entreprise qui stocke ses factures clients sans protection des données personnelles risque de lourdes sanctions RGPD.
4. Comment choisir un logiciel de facturation conforme?
Critères de conformité essentiels:
Certification NF525 ou attestation de conformité fiscale.
Compatibilité avec la facturation électronique obligatoire.
Archivage légal et sécurisé des factures.
Protection des données personnelles (RGPD).
Connexion aux plateformes gouvernementales (PPF, PDP).
Exemple: Un logiciel commeEden ERP & CRMest conçu pourassurer la conformité aux obligations fiscales et légales, tout en offrant une interface intuitive.
Conclusion: Anticipez les nouvelles obligations légales
En 2024, lafacturation électronique, la norme anti-fraude TVA et le RGPDimposent aux entreprises d’adopterun logiciel de facturation conforme.
Checklist pour un logiciel conforme:
Certifié et sécurisé (NF525, conformité TVA, RGPD).
Compatible avec la facturation électronique obligatoire.
Stockage et archivage légal respectant les normes fiscales.
Intégration fluide avec les plateformes de déclaration fiscale.
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